+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Как вести документооборот секретарю

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Как вести документооборот секретарю

Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной. Хотя впечатление о лёгкости является обманчивым. Секретарь должен быть профессионалом в своём деле, иначе формируется плохая репутация организации, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность. Хороший секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между руководителем, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками — с другой, секретарь должен создавать благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документы, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Информационная система 1С:ИТС. Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1С Консультации по законодательству Книги и периодика Справочная информация База нормативных документов.

Шпаргалка делопроизводителя

Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной. Хотя впечатление о лёгкости является обманчивым. Секретарь должен быть профессионалом в своём деле, иначе формируется плохая репутация организации, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.

Хороший секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между руководителем, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками — с другой, секретарь должен создавать благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документы, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности. Все это требует немалых знаний и умений. Это понимают руководители, заказывающие соответствующим специалистам проведение курсов и семинаров для секретарей, секретарей-референтов, инспекторов.

Квалифицированный секретарь — надежная плотина в потоке сиюминутных дел. Он должен со знанием дела управлять посетителями, деловыми бумагами, всеми видами офисной техники, принимать мелкие управленческие решения в соответствии со своей компетенцией. От того, насколько юридически грамотно будут составлены и оформлены документы, проходящие через секретаря, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

На рис. Локальными нормативными актами, регламентирующими деятельность всех сотрудников филиала, в том числе и секретаря, являются:. Деятельность секретаря — помощника руководителя регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:. В данном документе определена категория должности сотрудника: служащий, квалификационные требования, требования к опыту работы, порядок приёма на работу, основные задачи и обязанности, права, ответственность, взаимосвязи и взаимозаменяемость. В данном документе определена цель разработки инструкции, основания для разработки, ответственность за невыполнение положений инструкции, порядок приёма, регистрации и рассмотрения входящих документов, подготовки документов, согласования, визирования, утверждения и удостоверения документа, оформления приложений к нему, документирования, порядок работы с обращениями граждан, порядок печатания и размножения документов, снятия и удостоверении копий с документов, оформления извлечений из документов и удостоверения их печатью, порядок регистрации и отправки исходящих документов, организации контроля за исполнением документов, составления номенклатуры, формирования дел в делопроизводстве и порядок передачи их в архив.

Секретарь использует в своей работе 1 компьютер, 1 принтер, 1 сканер, 1 факс, 1 копировальный аппарат, 2 телефона. Также имеется локальная компьютерная сеть, электронная почта, сеть Internet.

В организации прослеживается тенденция увеличения документооборота. Особенно отчётливо данная тенденция проявляется за последние три года.

Все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специалиста: секретаря — помощника руководителя. Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов, к которым относятся письма, телеграммы, телефонограммы рис 2. Используется несколько способов доставки входящей корреспонденции в приёмную: почта, курьер, телеграф, факс, электронная почта.

Соотнесение различных способов доставки входящих документов представлено на рисунке Рис. Ошибочно доставленную корреспонденцию секретарь пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

После проверки правильности доставки входящей корреспонденции, целостности конвертов и упаковки, комплектности вложений, вскрытия конвертов и проставления на документах отметки о поступлении вся корреспонденция сортируется на нерегистрируемую и нерегистрируемую. Все поступившие документы секретарь читает, анализирует, решает, для какой службы предназначен документ.

Цель предварительного распределения документов — освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. Все входящие документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день их поступления. Секретарь присваивает им регистрационные номера, на каждом полученном документе проставляет входящий номер и дату получения, которые указываются в штампе Рис. Для входящих документов в регистрационный журнал вписываются следующие сведения: входящий номер документа, дата поступления, дата на самом документе, регистрационный номер, присваиваемый отправителем, сведения об отправителе, заголовок документа, адресат кому , исполнитель кому отписан документ , подпись исполнителя.

Документы, принятые по электронной почте и факсу, так же регистрируются в журнале, при этом в первой колонке ставится отметка о способе получения этого входящего документа. Большинство зарегистрированных документов передаются на рассмотрение генеральному директору филиала, а в его отсутствие главному инженеру. Он проставляет на них резолюцию и возвращает секретарю. После получения документа от руководителя в регистрационную форму заносится резолюция, то есть кому отписан документ. Процесс приёма входящих документов заканчивается тем, что секретарь раскладывает всю корреспонденцию по специальным лоточкам с названиями служб.

Секретарь передаёт входящую корреспонденцию отделам и службам, либо работники этих служб сами забирают документы, которые им предназначены. После рассмотрения руководителем, документ передаётся исполнителю согласно резолюции.

Если документ необходимо направить нескольким исполнителям, то его подлинник передаётся исполнителю, указанному в поручении первым, остальным посылаются копии документа. Секретарь передаёт корреспонденцию отделам и службам либо работники этих служб сами забирают документы, которые им предназначены. Следующим этапом является формирование дел. Затем подготовка дел и передача в архив. Основные этапы работы с входящими документами приведены в оперограмме Рис.

Таким образом, в течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции. Все эти операции отражены в фотографии рабочего дня секретаря — помощника руководителя, представленной в таблице 2.

Чтобы грамотно и с хорошим качеством выполнять работу под рукой секретаря должна быть четко разработанная должностная инструкция. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей. Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя. Поэтому для облегчения работы с документами в организации разработан альбом унифицированных форм документов, которые использует секретарь в своей работе.

Это позволило сократить количество возможных ошибок в оформлении документов. Фионова, Ю. Баранова, Пензенский гос. Вернуться в раздел.

Как вести документооборот секретарю

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе от1 года до 3 лет и определение дальнейшего срока хранения экспертизы ценности документов. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены. Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера.

Оптимизация процессов делопроизводства

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Сегодня на рынке труда востребованы только те, кто является профессионалом в своей области и способен выполнять множество различных функций. Что касается работы именно секретарей - здесь особую ценность имеет способность легко и без всяческих сбоев выполнять одновременно большое количество заданий и поручений. Хороший секретарь должен не просто помогать во всем руководителю, он еще должен грамотно вести документооборот , работать с людьми, персоналом компании и различного рода посетителями.

Мы не будем говорить о серьезных изменениях бизнес-процессов.

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на использование и обработку ваших персональных данных. Советы Trud. Введите должность.

Организация работы секретаря — помощника руководителя филиала ООО «Волготрансгаз»

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Секретарь — лицо компании, связующее звено между руководством и деловыми партнерами, клиентами, сотрудниками. Любой посетитель, звонит ли он по телефону или приходит в компанию, в первую очередь встречается с секретарем. Как поддерживать корпоративный имидж своей работой?

Курсы секретарей в Киеве.

Нормативно-методическая основа делопроизводства. Организация работы с документами. Секретарь в структуре управления. Требования, предъявляемые к секретарю.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если вы считаете, что мы не смогли вам помочь, просто напишите нам об этом и мы подберем другого специалиста по Вашей проблеме. Юристы портала проконсультировали, привели выдержки из законов, дали совет, что делать в подобной ситуации. Вопрос по теме: Алименты Кирилл Очень помогли грамотно разделить имущество после развода с женой.

Спасибо юристам за знание своего дела. Вопрос по теме: Раздел имущества Глеб При разводе с бывшей женой хотел, чтобы ребенок остался со мной, поскольку мать абсолютно не заботилась о .

С чего начать и как построить систему документооборота, Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря.

Секретарское дело - секретарь руководителя

Там, где демографическая ситуация улучшилась и коэффициент рождаемости превышал 1,7 ребенка на одну женщину, выплаты отменялись. В 2018 году по указу президента от 18 октября 2017 изменился критерий отбора регионов, участвующих в программе, коэффициент увеличен до 2, при сохранившемся среднем по России 1,7. Пособия выплачиваются совместно из федерального бюджета и субъектов. Пособие - помощь малообеспеченным семьям, поэтому чтобы его получить нужно, чтобы совокупный доход семьи не превышал региональный прожиточный минимум.

Глава 1. Документооборот

Все действия должны проводиться под контролем опытного юриста Скорая юридическая помощь. Основные варианты избавления от микрозайма. Мы поможем закрыть кредит.

Заявитель в судебное заседание не явилась, ее интересы в суде представляла наш адвокат Слоновская Т. Адвокатом было доказано, что дело в Верховный Суд РФ не направлялось, в нем отсутствует решение Судебной коллегии ВС РФ и сведения об истребовании данного дела ВС РФ.

Как секретарю вести документооборот

Также юрист оказывает содействие в подаче документов в страховую компанию для последующего взыскания страховой выплаты в судебном порядке (взыскание недоплат по ОСАГО и КАСКО).

Автоюрист будет представлять интересы клиента в ГИБДД, страховых компаниях, суде и иных малоприятных инстанциях. Автоюрист может выехать на место дорожно-транспортного происшествия в любую точку Москвы или Московской области за дополнительную плату.

Эксперты назвали самые дешевые курорты в бархатный сезон Рейтинг возглавили российские курорты Черноморского побережья. Результаты исследования показали, что стоимость готового тура на эти курорты на двоих на неделю в октябре составит от 29 100 рублей, в сентябре - не менее 37 000 рублей.

Сообщается, что эксперты подготовили п. Большинство пенсионеров планируют провести майские праздники в Санкт-Петербурге, семьи выбрали Сочи, а молодёжь - оба города, сообща.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 019 - 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документа
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Дарья

    было интересно вас почитать, спасибо и удачи!

  2. Мариетта

    Выложите еще че нибудь